À quoi ressemblera le rétro-planning de votre mariage ?

Afin de profiter pleinement du jour J, il est nécessaire de veiller à un minimum d’organisation. En la matière, le rétro-planning s’avère un outil particulièrement efficace. Voici comment le mettre en place.

Astrid Ferriere

14 Septembre 2016

Un programme de mariage ou rétro-planning est un guide détaillé, organisé heure par heure qui vous permet d’avoir une vision claire et exhaustive du déroulement de votre journée de noces, du lever jusqu’à la fin de l’événement.

Un précieux allié

Le rétro-planning est un outil très utile à l’heure d’organiser son mariage sans l’aide d’un wedding planner. On n’y inscrit pas seulement les différentes phases du mariage et les heures auxquelles elles auront lieu, mais aussi le rôle de chacun des prestataires et le timing exact de leur intervention. Le jour de votre mariage, pas de place pour l’improvisation.

Par où commencer ?

Rédiger un programme complet de votre mariage ne signifie pas que vous devrez impérativement le suivre à la lettre. Pour autant, il est recommandé de bien avoir en tête le déroulé de votre journée pour éviter de prendre trop de retard dans l’enchaînement des différents temps de votre mariage. Essayez de respecter au mieux les horaires que vous vous êtes fixés. Il serait notamment peu agréable pour vos invités que vous passiez trop de temps à votre séance photo et que vous arriviez en retard à votre propre cocktail !

Contrôlez vos prestataires

Le rétro-planning du jour J vous permet aussi de coordonner l’ensemble de vos prestataires. Il est primordial d’inclure à votre programme les prestataires et leurs heures d’intervention, leur fonction, les personnes et numéros de contact (fixe et portable). N’oubliez pas de noter l’heure d’arrivée de chacun d’entre eux ainsi que la durée approximative de leur service.

Concrètement, comment faire ?

La façon la plus simple de mettre en place votre rétro-planning est de tracer à la main ou sur ordinateur un schéma à l’aide de colonnes où vous pourrez noter l’activité en question, l’heure à laquelle elle doit se dérouler, les noms et numéros de téléphone des personnes concernées, etc.

Vous pouvez par exemple organiser votre programme en six catégories successives :

1. Avant la cérémonie (coiffure, maquillage, tenue, heure de sortie de la maison, etc.)
2. Cérémonie (arrivée des invités, musique, arrivée du marié et de la mariée, horaire de début et de fin de cérémonie, etc.)
3. Réception des invités et vin d’honneur
4. Dîner (horaire de début, durée du repas, interventions éventuelles, etc.)
5. Animations spéciales (arrivée du gâteau, lancer du bouquet, chorégraphie, groupe de musique, humoriste, etc.)
6. Soirée (ouverture du bal, horaire de début et fin de prestation du dj, etc.)

Respecter les horaires

L’élément le plus complexe de l’élaboration d’un rétro-planning est l’estimation des horaires et des durées de chaque partie de votre journée. Sachez que les temps inscrits sur le programme sont toujours approximatifs. Il sera impossible de respecter les horaires fixés à la minute près avec autant d’invités et de prestataires impliqués dans cette grande journée. Essayez simplement de vous rapprocher au maximum du timing que vous avez élaboré.

Informez vos prestataires

Une fois votre rétro-planning établi, envoyez-en une copie à chacune des entreprises impliquées dans votre mariage. Vos prestataires pourront ainsi se préparer en amont et même s’organiser entre eux pour respecter vos horaires au mieux.

Un assistant de confiance

Si vous n’avez pas fait appel à un wedding planner pour vous aider à organiser votre événement, il est conseillé de désigner parmi vos proches une personne de confiance qui veillera à ce que le planning de votre journée soit respecté. En effet, vous serez sollicités de toute part le jour J et aurez du mal à trouver une minute pour consulter votre rétro-planning.

Quelques exemples

Voici un exemple de quelques-unes des activités qui pourront apparaître dans votre programme. Pour chacune, ajoutez l’horaire, le nom des prestataires, leur téléphone et tout autre détail qui vous semble important à propos de chaque étape.

Chez la mariée :